2020.03.27
LIFE STYLE

ちょっとの工夫で業務効率アップ! 自宅でも「仕事が捗る部屋」を作る3つのルール

当記事は、「東洋経済ONLINE」の提供記事です。元記事はこちらから。

在宅勤務が捗る、スッキリした部屋づくりをご紹介します(著者提供)
在宅勤務が捗る、スッキリした部屋づくりをご紹介します(著者提供)

新型コロナウイルス感染症予防、働き方改革などの背景で、在宅勤務を行う方が増加しています。「出社するより仕事が捗った」という方もいれば、「数日で集中力が切れてしまった……」という方も。

在宅勤務が捗らなかった方、その原因は、散らかった部屋のせいかもしれません! 在宅勤務の生産性を最大化する、スッキリした部屋づくりをご紹介します。

仕事が捗る部屋を作る3つのルール

「モノがないスッキリした部屋のほうが、仕事に集中できる」とはよく言われることですが、かといって部屋全体を大掃除する時間がない方が大半かと思います。忙しい方は3つのコツを抑えて、効率よく部屋をスッキリさせましょう。

ルール1:デスクの上は、「ゼロ」を基本に
ルール2:未完了のタスクを、アーカイブする
ルール3:「聖域」を作る

ルール1:デスクの上は、「ゼロ」を基本に

デスクの上に書類や雑貨が散乱していたら、当然ながら仕事に集中しづらいですよね。

ゴミや仕事に関係のないものは片づけて、デスクを綺麗にしてから仕事にとりかかりましょう。ゴミや関係のないものが取り除かれ、一見綺麗になったように見えます。

一見綺麗になったように見えるけれど……(筆者撮影)

しかし今回のポイントは、「ゼロ」にすることです。一見整っていても、机の上にモノの置き場所がある時点で、使いやすいデスクとは呼べないのです。

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では「ゼロ」とはどういう状態を指すのでしょうか?

「ゼロ」の状態はこれだ(筆者撮影)

これが「ゼロ」状態です。正確にはテレビが1台あるのですが、仕事中はデュアルディスプレイとして、休憩中はテレビとして活用できるもののため、テレビだけはデフォルトで置いています。

デスクの上を基本ゼロにするには?

一見極端ですが、「モノを捨てて究極的にミニマルになりなさい」と言っているわけではありません。からくりがあって、机横にはカラーボックスと、サイドボードを置いています。

机横のカラーボックスやサイドボードに収納。定位置を決めています(筆者撮影)

PC・書類・文房具・化粧品などは左のカラーボックスに。ハンドクリームや目薬・メガネ・コップ・ティッシュなどは右のサイドボードに、と定位置を決めることで、デスクの上は基本ゼロを実現できます。

在宅勤務を始めると、どうしてもデスクの上に仕事道具を置きっぱなしにしてしまいがちですが、オン・オフのメリハリがつきにくくなる原因になってしまいます。パソコンはコードを抜いて、本棚に立てて収納し、オフモードの時は視界に仕事道具が入らないようにしましょう。

ちなみに、食卓をデスク代わりにしている方も多いかと思います。ご自身の作業スペースの大きさを、1度メジャーで測ってみてください。一般社団法人 日本オフィス家具協会(JOIFA)によると、デスク幅100cm以上・奥行600〜700mm・高さ720mmが、推奨サイズとされています。

サイズが合わない状態で長時間作業をしていると、身体にも負担がかかってしまうため、大きくサイズが異なる場合には専用デスクの購入も検討してみましょう。

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ルール2:未完了のタスクを、アーカイブする

私の愛読書『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(デビッド・アレン著、二見書房、2008年)に、「目処が立っていない未解決事項は、本人が気づかないうちに、脳の大部分を支配する」という言葉があります。過度なマルチタスクは生産性を下げる要因になると言われますが、たとえ実際に作業をしてなかったとしても、タスクが視界に入ってしまうだけで脳のCPUを食われてしまうのです。

自宅には職場以上に、「やりかけの何か」が隠れています。たまった洗濯物、返信していない同窓会の招待状、挫折した資格の参考書、子供の入塾パンフレットなど……。こういった「いつかやらなくちゃ」という思いを想起させるモノはとにかく「視界から消す」ことで、目の前の仕事に集中することができます。

とはいえ、「やりかけの何かを終わらせること・消すこと」は、相当の労力がかかります。そこでオススメしたいのが、とりあえず「アーカイブ」することです。

捨てずにアーカイブしていく!

アーカイブとは、主に書類や電子データの整理に使う言葉で、「すぐに使う予定はないけれど消したくないデータを、専用の保存領域に移し、保管すること」を指します。例えば、Gmailの受信トレイを整理したいとき、メール自体は削除をせずに、重要度・緊急度の低いメールをアーカイブフォルダに移動させます。アーカイブすることで、日頃使うフォルダ内はスッキリしつつ、「やっぱり必要だった」と後々気づいたときには書類を復活させることができるのです。

「家の整理は苦手だけど、PCのデータ整理は得意!」という方、実は結構いるのではと思います。家とデータの整理で一番違うポイントとしては、データは捨てなくても視界から消せることです。

在宅勤務を行う際に、よく通過するエリアを見直してみましょう。デスク周りはもちろんですが、洗面所・トイレ・キッチンなども、勤務中に何度も訪れることになる場所です。まずは1枚ずつ、写真を撮って客観視してみましょう。「やらなければならない何か」を想起させるモノが、写っていませんか? 気になったモノは、捨てずにとりあえずアーカイブしていきましょう!

アーカイブにオススメなのが、ふたのついている真四角の箱。箱に詰めることで視界に入りづらく、効率よく保管することができます。1箱の中に複数種類のモノを詰め込む場合は、ジッパー付きバッグで中身を分けましょう。

ふたのついている真四角の箱でアーカイブ(筆者撮影)

やりかけだったモノは、「次いつ箱を空けるか」という期限だけ決めて、付箋やシールを貼っておきましょう。

期限が来るまでは、箱を開けず押入れに隠しておき、部屋にはなかったものとして過ごします。

視界から一時的に消すことができ、やるべきタスクに集中することができますよ(詰め込んだ押入れは、週末など時間のある時に、改めてしっかり整理しましょう。詰め込み続けているといつか押入れがあふれかえってしまいます……)。

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食卓をデスクとして使う方は、特に注意が必要です。仕事中にも洗っていない食器やコンロの汚れが視界に入り、ついつい家事を始めてしまうなんてことも。物理的にアーカイブできないモノは、付箋に「21時:食器洗い」といった具合にタスクと締め切りを書き留め、冷蔵庫に貼っておくことで、「今処理したい」と思う衝動を抑えることができるのでオススメです。

コードは内容別にジッパー付きバッグに入れるのがオススメ(筆者撮影)

ちなみに「絡まったコード」も、毎回解く手間が発生するため、イラっとする要因に。

在宅勤務では充電器や延長コードを使う機会が普段よりも多いので、内容別にジッパー付きバッグに入れることで、気持ちよく出し入れできますよ。

ルール3:「聖域」を作る

ご家族と生活している方からは、「仕事場所と、家族の生活導線がかぶってしまい、生活音が気になる」という声も聞いています。確かに個人の部屋がない方にとっては、仕事中も家族の動きがつねに見える形になり、落ち着かないのも自然なことです。

ラグマットや家具、植物を活用

そして、ザイマックス不動産総合研究所によると、2019年の東京都内1人あたりのオフィス床面積は3.7坪(約6.7畳)とのこと。ご自宅の畳数を人数で割り算していただくとわかると思いますが、「物理的にオフィスよりも手狭で息苦しい」という方も、多いかと思います。

物理的に床面積は増やせないとしても、「聖域」を作ることで、心理的に部屋を広く感じることができます。作業中は「ここは自分の領域だから入らないで」というエリアを意識的に作るのです。

ここで便利なのがラグマット。家具や植物を目印に使ってもいいでしょう。「仕事中はこのスペースには立ち入らない」というルールをあらかじめ家族で共有しておきます。

ラグマットで「聖域」を意識的に作る(筆者撮影)
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より集中したいという方は、自宅用の伸縮パーテーションも販売されていますので、検討してもいいでしょう。急なWEB会議の際にも、部屋の様子が映らず便利です。

色画用紙や付箋などを使って、自分の状態を視覚的に開示するといいでしょう(写真:masa/PIXTA)

そして生活音については、「つねに静かにして気を遣う」とお願いするのもご家族にとって負担になってしまいます。色画用紙や付箋などを使って、赤・青・黄の3色で自分の状態を視覚的に開示しましょう。

赤は「WEB会議・電話中」。掃除機や洗濯など、音の出る家事全般を避けてもらいます。開始時間があらかじめ決まっている会議は、朝に家族に連絡をしておきましょう。

黄色は「集中したい作業中」。話しかけたりTVを流すなど、気が散る行動は避けてもらいます。

青色はメールチェック等、「軽めのタスク中」。この間は騒音OKとし、ご家族にもリラックスして過ごしてもらいます。

夫婦で仕事している人は……

ご夫婦で食卓を共有デスクとしている方もいるかと思います。

『モノが多い 部屋が狭い 時間がない でも、捨てられない人の捨てない片づけ』
『モノが多い 部屋が狭い 時間がない でも、捨てられない人の捨てない片づけ』

「聖域」の広さは人それぞれですが、プライベートゾーンがあるほうが集中できる方は、作業用デスクをレンタルする・食卓にパーテーションを立てるなどして、お互いのテリトリーを明確にするといいでしょう。

オリンピックの開催による交通機関混雑なども見越され、今後ますます在宅勤務の機会が増えてくるかと思います。

「仕事はオフィス派・カフェ派」の方も今一度、ご自身の部屋を見直してみてください。少しの工夫で、自宅での業務効率は格段にアップするはずです。スッキリした部屋で、最高のパフォーマンスで仕事をしましょう!

 

米田 まりな:整理収納アドバイザー1級
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記事提供:東洋経済ONLINE

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