ちょっとした工夫で、メールのレスポンスを向上させる方法がある⁉

確かにメールに比べれば、スラックやスカイプのようなチャットツールのほうがレスポンスは良いのだが、仕事で用いるツールに関しては、会社ごとのルールや使い慣れていないことにより、かえってコミュニケーションに不具合が生じる可能性もある。
そこで、今回は敢えてメールに絞って、コメントとして具体的に挙げられていた“不便さ”解消の一助となりそうな小技を、筆者の経験からご紹介したい。
いちばん多かったのは「レスポンスが悪い」ということ。「既読がつかないので読んでいるのかどうかわからない」という意見も少なからず見られたように、読んでいるかどうかが確認できないメールの場合は、ほしいタイミングで返事がもらえないことが、いちばんストレスになる。
残念ながら、確実に読んでもらったり素早く返事をもらったりするための必勝法は思いつかないのだが、筆者の場合、レスポンスを良くするために次のような2つの工夫をしている。
1：返事の期日を冒頭で、明確に伝えること
「※恐縮ですがこの件に関するお返事を、〇月〇日（曜日）の〇時までに頂戴できれば助かります」。

というように、要件を書き出す前に、期日を日付と時刻により明確に提示しておくことは、意外と有効だ。
このとき「なるべく早く」といった表現をしないことがポイント。「なるべく早く」の感覚は人それぞれなので、期待したような成果が得にくい。「明日中」「夕方までに」といったアバウトな時間指定も同様にNGだ。ちなみに期日を明確にすることで、こちらの待ち時間も明確になるためストレスが軽減するメリットもある。